Administrar los inventarios nunca ha sido una tarea fácil, de aquí depende en muchas ocasiones las pérdidas o ganancias económicas de tu empresa, y el no saber gestionar de formar correcta los inventarios podría ser un error fatal.
Hoy en día existe el software de inventarios, ya no es una tarea que tengas que llevar a lápiz y papel, como si de los años 50 se tratase, ahora el control de inventarios es mucho más ágil, rápido, y certero.
Importancia de administrar los inventarios de las empresas
Administrar y llevar el control de inventario de la empresa es muy importante y de gran ayuda para llevar un balance correcto sobre la mercancía y la distribución de esta, lo que ayuda a reducir costos, prevenir el fraude y acelerar procesos logísticos, además, nos permite saber que productos se están vendiendo, cuáles no y realizar informes financieros sobre el estado de la empresa.
Realizar una gestión de las existencias de un almacén, tanto en entrada, permanencia y salida de la mercancía, es el objetivo de administrar los inventarios, con ello, logramos una buena optimización de los costes y un mejor uso de las existencias. Inclusive, con sistemas para gestionar inventarios, ahora podemos llevar un control más certero sobre las pérdidas y ganancias de una empresa. Hoy en día ya contamos con sistemas para gestión de inventarios y si tienes una empresa y aún no lo haces, te recomiendo comenzar ya.
Tipos de inventarios principales
Por periodo fiscal
Inventario inicial: Se realiza al comienzo de un periodo contable y antes de adquirir mercancía adicional, o antes de realizar cualquier venta.
Inventario final: Se realiza al finalizar un periodo fiscal, o cada final de año, con el fin de conocer los bienes obtenidos o perdidas.
Por periodicidad
Inventario anual: Se realiza una vez al año, con el fin de confirmar los resultados obtenidos por el área contable.
Inventario cíclico o rotativo: Basado en recuentos regulares, distribuidos durante el año, de grupos de referencias en función de su valor, rotación o fecha de caducidad.
Inventario permanente: Se actualiza de forma continua, registrando cada entrada y salida de mercancía, y refleja en tiempo real el stock disponible de la empresa. Este inventario es más moderno, y lleva una gestión digital, por lo que lo podemos encontrar en sistemas de software inventario.
Cabe mencionar que existen muchos otros tipos como inventarios de:
- Materias primas
- Suministros de fábrica
- Productos en proceso de fabricación
- Productos terminados
- Mercancías
- Tránsito
- Seguridad o reserva
- Previsión o estacional
- Desacoplamiento
- Perdidas
- Disponibilidad en línea
Sin duda un buen sistema de inventario contará con toda la ayuda necesaria para llevar un control adecuado.
Técnicas de control de los inventarios
Análisis ABC: Consta de clasificar las existencias en un inventario en función de su importancia, precio y volumen de ventas.
A) Artículos de gama alta, con controles estrictos, e inventarios reducidos.
B) Artículos de precio, prioridad, volumen de ventas y existencias medias.
C) Artículos de valor y coste bajos, con grandes ventas y gran cantidad en stock.
LIFO y FIFO: Estas técnicas de control de inventarios organizan la salida y entrada de mercancía en función de su llegada, la prioridad depende del tipo de productos disponibles en almacén. La técnica LIFO, distribuye a los clientes el lote de mercancía con fecha de creación más reciente, mientras que FIFO da prioridad a las más antiguas para su venta. De este modo, mantienen los productos más frescos cuando el cliente los recibe.
Seguimiento de lotes: El seguimiento de lote agrupa el stock en almacén de la misma fecha de producción y los mismos materiales, esto ayuda a tener un control sobre de donde proceden los artículos, hacia donde se dirigen y cuando caducan los artículos.
Stock de seguridad: El stock de seguridad es un conjunto adicional de bienes como medida preventiva para la volatilidad del mercado. El importe debe ser mayor a la demanda. Y, este actúa como medida de seguridad, en caso de que la demanda de los clientes supere la cantidad prevista. También cubre, el rendimiento de suministro, como los retrasos en el envío.